La distribuzione dei notai sul territorio nazionale è divisa in Distretti; l'estensione territoriale del Distretto coincide con il territorio della Corte di Appello del Tribunale in cui trovasi la Sede Notarile e il notaio può aprire un ufficio secondario nel Territorio del Distretto Notarile in cui trovasi la sede stessa.

I notai residenti e cioè aventi sede nel Distretto costituiscono il Collegio Notarile e per ogni Collegio vi è un Consiglio Notarile. I Distretti ai quali siano assegnati meno di quindici notai possono però essere riuniti ad altro Distretto limitrofo e in questo caso vi sarà un unico Consiglio Notarile.

Il Consiglio Notarile è composto di cinque, sette, nove o undici membri secondo il numero dei notai assegnati al Collegio; viene eletto dai notai del Collegio fra i notai esercenti nel Distretto e gli eletti restano in carica tre anni. Il rinnovo avviene con un particolare sistema di turnazione: ogni anno, infatti, scade dalla carica per compiuto triennio un terzo dei consiglieri ed entro il mese di febbraio si vota per rinnovare questo terzo.

Il Consiglio elegge nel proprio seno il Presidente, il Segretario e il Tesoriere.

Fra le attribuzioni del Consiglio spicca, per la sua rilevanza anche esterna, quella di vigilanza alla "conservazione del decoro dell'esercizio della professione, nella condotta dei notai, nella esatta osservanza dei loro doveri" (art. 93 della Legge Notarile).

Questa vigilanza non si esaurisce in un potere di richiamo, ma è munita di un potere di indagine, istruttorio e sanzionatorio. Il Consiglio, infatti, è anche organo disciplinare: in caso di violazioni può aprire il procedimento disciplinare e chiedere eventuali sanzioni all’organo giudicante (CO.RE.DI.).

Comprare una casa e chiedere un mutuo; donare la casa a uno dei figli; costituire una società o fare testamento. Quali rischi si corrono nel compiere tali operazioni? Si è a conoscenza di tutti gli ostacoli e le insidie determinate da leggi in continua evoluzione e non sempre facili da capire?

Il nostro legislatore ne è consapevole e per questo si è preoccupato di tutelare i cittadini prescrivendo l’intervento del notaio, un pubblico ufficiale che per legge deve essere super partes e quindi tutelare le parti in egual misura, al quale lo Stato affida anche la riscossione delle imposte, per attività e operazioni economicamente rilevanti. Perché concludere una compravendita, un mutuo, una donazione, un atto costitutivo di società o redigere un testamento non significa completare e stampare un modulo già predisposto, ma preparare un atto sicuro, valido e inattaccabile nel tempo.

Per svolgere questo ruolo lo Stato richiede al notaio un’elevata conoscenza giuridica, garantita dal superamento di un concorso pubblico gestito direttamente dal Ministero della Giustizia e sottopone il notaio a continui controlli effettuati da organi dello Stato.

Tratto da www.notariato.it

Il notaio è un pubblico ufficiale al quale lo Stato affida il potere di attribuire pubblica fede, cioè il valore di prova legale, agli atti che stipula. Perciò tutti – compreso il giudice – devono presumere vero ciò che è da lui attestato, salvo che sia accertato il reato di falso.

L’atto pubblico fa prova:

• della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato,
• delle dichiarazioni delle parti in esso riportate,
• degli altri fatti che il pubblico ufficiale afferma essere accaduti in sua presenza o anche essere stati da lui compiuti. 

Per questo il notaio deve accertare personalmente qual è la volontà delle persone che a lui si rivolgono e lo scopo da raggiungere, al fine di preparare l’atto, conforme alla legge, più idoneo ed economico. A tal fine è imprescindibile l'attività di consulenza del notaio prima della stipula dell'atto.

Nell’esercizio della sua funzione il notaio deve essere, per legge, indipendente e imparziale: deve quindi tutelare gli interessi di tutti i contraenti in uguale misura, a prescindere da chi gli abbia conferito l'incarico. Deve, pertanto, astenersi ogni qual volta si trovi in conflitto di interessi (ad esempio, quando all’atto partecipano propri parenti). Svolge quindi una funzione di controllo preventivo di legalità: ha il dovere di far rispettare le leggi e non può e non deve ricevere atti proibiti dalla legge. Grazie ai controlli effettuati dal notaio in Italia in sostanza non esiste contenzioso sulle transazioni immobiliari (solo lo 0,003% crea a contenzioso). Inoltre, grazie all’abolizione nel 2000 del controllo omologatorio del tribunale e la conseguente assunzione da parte del notaio della responsabilità relativa alla costituzione delle nuova società, una società di capitali, che fino al 2000 necessitava di circa 150 giorni dalla sua costituzione alla sua effettiva operatività, oggi può essere operativa il giorno stesso dell’atto notarile o al massimo in pochi giorni.

Infine, il notaio riscuote per conto dello Stato le imposte collegate a tutti gli atti (imposte di registro, ipotecarie, catastali, ecc.) versando ogni anno, attraverso la propria rete informatica, diversi miliardi di euro di imposte indirette e plusvalenze senza alcun aggio a carico dello Stato, anche se non riscossi dal cliente. 

Tratto da www.notariato.it

Per la sua attività il notaio, in qualità di pubblico ufficiale, deve attenersi a precise regole fissate nel codice deontologico e dalla legge per garantire che:

• l’atto notarile sia conforme alla volontà delle parti;
• l’atto notarile sia valido e quindi conforme alla legge;
• gli effetti giuridici dell’atto non siano pregiudicati da vincoli o da diritti di terzi (ad esempio ipoteche, pignoramenti, servitù, prelazioni, ecc.) di cui il notaio non abbia avvertito le parti.

Se il notaio non adempie i suoi doveri professionali è responsabile per legge sotto diversi profili:

• civile, se ha causato alle parto danni per l’inadempimento dei suoi doveri professionali, il notaio è obbligato a risarcire i danni;
• penale, se ha commesso reati;
• disciplinare, se viola principi deontologici della categoria, il notaio deve pagare ammende di carattere pecuniario o essere sospeso dall’esercizio della professione per un determinato periodo di tempo o, nei casi più gravi, è prevista la sua destituzione.

In considerazione di tali responsabilità i notai sono stati i primi professionisti in Italia a dotarsi, già dal 1999, di assicurazione obbligatoria che per legge copre ogni notaio in caso di responsabilità civile per errore. Esiste, inoltre, un fondo di garanzia per i danni derivanti da illeciti di carattere penale.

I notai sono soggetti per legge a continui controlli effettuati dallo Stato: tutti gli atti notarili sono soggetti ad un controllo periodico (ogni 4 mesi) da parte dell'Agenzia delle Entrate e del Ministero della Giustizia (ogni 2 anni).

Anche i Consigli Notarili Distrettuali vigilano sul corretto comportamento del notaio. In caso di irregolarità, è giudicato da una commissione regionale di disciplina, indipendente dal Consiglio Notarile Distrettuale e presieduta da un alto magistrato. Questo garantisce assoluta imparzialità nelle decisioni e taglia alla radice ogni possibile forma di “giustizia domestica” tra appartenenti allo stesso ordine.

Tratto da www.notariato.it

E’ stata presentata il 16 luglio 2015 la "Carta dei diritti del cittadino nei rapporti con il notaio”, realizzata dal Consiglio Nazionale del Notariato insieme a 10 associazioni dei consumatori - Adiconsum, Adoc, Assoutenti, Casa del Consumatore, Cittadinanzattiva, Confconsumatori, Federconsumatori, Movimento Consumatori, Movimento Difesa del Cittadino, Unione Nazionale Consumatori - per far conoscere le garanzie offerte dal notaio nell’esercizio della sua funzione pubblica, informare il cittadino dei suoi diritti a tutela dei suoi beni e rendere trasparente e facilmente comprensibile una professione complessa come quella del notaio.

La  carta dei diritti  rappresenta un modello che il Notariato, primo in Italia tra gli ordini professionali dell’area economico-giuridica, propone insieme alle associazioni dei consumatori per aiutare il cittadino a orientarsi in maniera consapevole nella prestazione del notaio. 

La carta, che si compone di diverse sezioni, dalle garanzie offerte dalla prestazione del notaio ai diritti dei cittadini nei rapporti con il notaio e le sue responsabilità, si propone come uno strumento di facile lettura utile ad orientare l’utente nella complessità della prestazione notarile e renderlo consapevole delle garanzie offerte dall’atto pubblico nelle operazioni economiche che riguardano la famiglia, la casa, i mutui le successioni, ecc.

Tratto da www.notariato.it